5S nu înseamnă doar curăţenie, ci înseamnă organizare şi siguranţă la locul de muncă, marcare şi etichetare, audit pentru determinarea progresului şi menţinerea rezultatelor îmbunătăţite.
Beneficiile 5S se traduc prin creşterea productivităţii datorită creşterii calităţii produsului şi proceselor, eliminării timpului de căutare a sculelor, reducerea timpului de staţionare a maşinilor, identificării mai rapide a problemelor; îmbunătăţirea securităţii la locul de muncă; identificarea rapidă a produselor sau a locurilor de muncă cu neconformităţi; îmbunătăţirea moralului angajaţilor, introducerea celor mai bune practici, promovarea unei mai bune comunicări la locul de muncă, delegarea responsabilităţii de a îmbunătăţi locul de muncă.
Iar dacă citind despre aceste metode vă gândiţi că nu vă sunt utile pentru că nu lucraţi în ateliere de producţie ci în birouri în care nu aveţi utilaje productive sau materii prime, tot ce vă pot spune este că 5S este la fel de benefic şi pentru cei care oferă servicii. Timpul de reacţie la solicitarea telefonică a unui client depinde de timpul necesar pentru a regăsi informaţia utilă, şi doar cine nu a căutat vreodată un document într-un dulap plin cu bibliorafturi sau un fişier în calculatorul unui coleg nu înţelege la ce ne referim când vorbim de ordine, standardizare şi curăţenie într-un birou.
Se spune că cei 5S într-un birou vin de la:
Strecurare (printre mese, dosare, cabluri de calculatoare),
Sustragere (de documente din teancuri şi tăviţe),
Stransoare (de fel de fel de dosare, consumabile, căni şi calendare),
Spontaneitate („Se poate şi aşa!”) şi
Scotocire (pentru a găsi ceea ce „ştiu sigur unde am pus!”).
Un studiu făcut în 2005 în SUA arăta că peste 50% din managerii intervievaţi considerau ordinea de pe biroul angajaţilor ca un plus la promovarea acestora şi că 51% făceau o corelare între curăţenia de pe birou şi productivitate. Dar, în acelaşi timp, 49% dintre aceşti manageri se considerau „profesionişti şi relaxaţi” dacă aveau pe mese câteva teancuri ordonate de documente, 31% acceptau un „haos organizat” pe birourile lor, 13% aparţineau unui „tip creativ” de manager, în timp ce numai 7% se considerau a fi „organizaţi şi ordonaţi”.
Iar dacă vorbim de 5S în birouri, gândiţi-vă ce ar însemna aplicarea acestei metode pentru a controla modul de utilizare a căsuţelor de e-mail. Dacă folosiţi intensiv această metodă de comunicare, puteţi spune ce dimensiune au fişierele dumneavoastră de tip .dbx, de exemplu, sau care este procentul de mesaje de tip spam primite şi neşterse, sau câte grupuri aţi creat pentru a transmite unele mesaje în circuit, ce apoi sunt stocate pe hard-ul mai multor calculatoare?
Dacă am aplica binecunoscutul principiu Pareto, putem spune că doar 20% dintre obiectele şi documentele cu care lucrăm ne permit să realizăm 80% dintre sarcinile curente, de aceea nu trebuie să uităm o altă lege faimoasă, care spune că „documentele dintr-un birou tind să se multiplice până când ocupă întreg spaţiul disponibil existent” (legea lui Douglas). De aceea, 5S este instrumentul optim de luptă cu dezordinea şi acumularea de date şi obiecte inutile pentru furnizorii de servicii.
Dar dacă este atât de uşor de înţeles şi de aplicat, de ce oare este atât de greu de aplicat 5S permanent? Un motiv invocat adesea este că, atunci când ne presează termene, cerinţe urgente ale clienţilor sau fel de fel de probleme zilnice, cine mai are timp să se mai preocupe şi de ordine şi de curăţenie?!?.
Cauza vine însă din atitudinea noastră la locul de muncă – dacă tot ştim că vine cineva după noi să măture, ce sens mai are să ne aplecăm să luăm o agrafă de pe jos?
Sau de ce să scriem pe un biblioraft ce conţine, dacă toată lumea poate să caute ceea ce are nevoie? Şi de cate ori nu ne-am surprins făcând referire la celebrul principiu de viaţă:
„Nu lăsa pe mâine ce poţi face azi, că … fie nu mai trebuie, fie o va face altul!”?